非招标采购合同办理指南及常见问题解答

一、非招标采购合同的概念及基本要求

非招标采购合同是指计划金额小于人民币10万元，以西安交通大学名义对外发生采购行为，与其它平等主体的自然人、法人和其它组织之间设立、变更、终止经济关系的协议。

凡使用纳入学校管理的资金，成交金额达到学校规定须签订合同的采购项目（金额1万元及以上），应使用学校采购办制定的制式合同，且必须加盖学校采购合同专用章。通过中央国家机关政府采购中心的中央政府采购网电子平台（简称央采网）采购的项目除外。

合同的订立必须遵守国家法律、法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，不得利用合同进行违法违纪活动，切实维护学校的合法权益。

为保证学校资金安全，非招标采购项目原则上验收合格后付款，无预付款。特殊情况必须预付的，用户单位必须随合同附《资金风险自担承诺书》（在系统中填写合同的时候可以下载），明确因资金预付导致的采购资金风险由用户单位自行承担，并由采购工作小组负责人或授权代表签字、加盖用户单位公章。学校和采购办不承担因资金预付导致的一切责任。

二、用户单位及其合同签署人、经办人的职责

用户单位指院、部、处及有关单位；合同签署人指用户单位采购工作小组负责人（组长或副组长）或其授权的代表。经办人指负责项目采购具体事务的人员。职责如下：

（一）审核合同对方是否具备相应的经营资质，核查对方签约人的资格、签章及公章的真伪性。

（二）进行合同、技术协议的协商、谈判和签署，对合同的真实性、合法性、合同的履行全面负责；

（三）及时妥善处理合同履行中的问题；

（四）负责采购项目的合格验收，确保项目完成质量；

（五）负责合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动；

（六）负责保管合同及与履行、变更、解除合同有关的文件资料；

（七）合同签署人负责审核签订合同；

（八）经办人负责采购项目的实施。

三、合同的审核盖章职责

（一）采购办负责审核合同的关键商务条款，审核通过后加盖学校采购合同专用章；

（二）对未通过采购办“非招标采购合同登记系统”登记并提交审核的非学校制式合同，采购办不予受理和盖章。

四、合同的签署及审核盖章程序

第一步：在采购办网页（网址：http://cgb.xjtu.edu.cn/）使用NetID登陆“信息系统入口”，进入“非招标采购合同登记系统”，正确选择合同类别（货物、服务或者工程），按照要求准确、完整地填写相关信息并提交后，系统自动生成制式合同；

第二步：打印制式合同，并由合同对方签字、盖章，用户单位合同签署人审核签字并在“校内用户单位”一栏加盖公章；

第三步：在“采购合同审核盖章”窗口办理合同审核盖章业务，其中1份合同正本留存采购办备案，1份合同副本办理财务手续时提交。

办理时间：

上午： 8:30-11:30

下午： 2:45-5:45（夏季作息时间） 2:15-5:15（冬季作息时间）

办理地点：

周一至周四：兴庆校区主楼E座二楼校务大厅（周三下午业务学习，不对外办理业务）

周五：雁塔校区医学部行政楼一楼采购办办公室

五、其他注意事项

1.合同提交采购办审核盖章前，必须由合同对方签字、盖章，用户单位盖章、合同签署人和经办人签字。

2.未在采购办备案过《合同签署人签字手迹证明》的单位，首次办理合同时需提交《合同签署人签字手迹证明》。

六、常见问题解答

1.问：学校内部单位之间发生的、超过1万元的费用，如复印费、IP使用费、固定电话费、车队车辆使用费等，是否需要签订学校制式合同，采购办盖章？

答：不需要。非招标采购合同针对以“西安交通大学名义对外发生采购行为”的情况，校内单位之间如果要签订合同的，按原来规定执行，即双方自行签订合同，不必通过采购办。

2.问：与科研相关的采购项目，如技术开发合同中需要采购货物等的情况，是否需要签订学校制式合同？

答：需要。

3.问：《关于加强非招标采购合同管理的通知》中的规定什么时候执行？

答：合同签订日期在3月1日前的，按原来规定执行。3月1日及之后签订合同的，按《通知》中规定执行。《通知》全文在采购办网站“规章制度-校内规章”栏目下。

4.问：采购耗材是否需要按《通知》执行？

答：需要。

5.问：找不到“打印”、“提交”按钮，或者内容显示不全？

答：请使用搜狗浏览器。

6.问：购买了20张桌子，100把椅子，数量怎么填写？

答：您可以填写为1（意为1批），在“品牌及规格型号”处详细填写：20张桌子，100把椅子。

7.问：购买了100.5升某种气体，数量不能填写小数点怎么办？

答：您可以填写为1（意为1瓶），在在“品牌及规格型号”处详细填写：100.5升某某气体。

8.问：购买了一批芯片（或试剂、配件），采购内容、数量怎么填写？

答：在“采购名称”处填写一个总称，数量写1，“品牌及规格型号”处详细填写。

9.问：购买的货物或设备双方约定，对方不负责安装调试，而学校合同模板中要求安装调试，怎么办？

答：您可以在“品牌及规格型号”处写明双方约定的内容即可。

10.问：合同提交后一直是“待审核”状态，怎么办？

答：请打印、按照要求将合同签署好，在规定时间、地点，现场审核。现场主要审核签字、盖章情况。只有极个别的现象，合同内容会有问题。详见11.

11.问：合同内容什么情况下会有问题，会审核不通过？

答：一般有三种情况：

一是合同付款方式。学校要求为验收合格后付款，个别项目因特殊情况，需要预付款的（需明确资金风险，提交“资金风险自担承诺书”），付款方式为：合同签订后支付货款。常出现的不合适的，导致审核不通过的付款方式为：“暂付款”，或者“转账”， 或者“支付全款”。这些需要修改为“合同签订后支付货款”。

二是采购内容和金额明显不符。如采购内容为服装，数量为１，金额为２万元。这属于明显的错误，会审核不通过。

三是合同金额小于1万元。这种情况根据财务的要求，不需要合同，无需在采购办系统中登记、审核。

12.问：学校制式合同中能填写的内容有限，不能完全描述清楚我方需求，怎么办？

答：您可以和对方签订补充协议（只签订技术部分即可，请不要签订商务条款，以免和学校制式合同发生冲突），双方签字盖章即可，不用采购办盖章。

13.问：合同填写后总是提交不成功，无法打印怎么回事？

答：请检查所填写内容后面是否有“叹号”，如果有是填写有误，一般都是超出字数限制的缘故。请精简内容。

14.问：乙方联系电话总是提示填写错误，应该是什么格式？

答：乙方联系电话请填写手机号码。

15.问：如何得知我单位合同签署人是谁？

答：合同签署人由各院处单位提供给采购办，您可以咨询自己单位负责的老师。

16.问：合同中有一项是“乙方提供安装调试”，但实际上双方约定好乙方不负责安装调试，或所采购的货物如试剂等无需安装调试，怎么办？

答：您可以在“品牌及规格型号”处补充写上双方约定好的内容即可。

17.问：合同需打印几份？

答：您只需要点击一下页面上的 “打印”（请不要打印网页），系统会默认打印合同的份数（货物和服务合同为6份，工程为8份）。

18.问：打印出那么多份合同，都是给谁的？

答：合同的左上角标明的有留存单位，请按标明的交给相关单位或人员即可。

如有其他问题，请咨询采购办张老师（周一至周四82663807；周五82656823）。