零星采购外贸设备：进口仪器设备预算金额10万元人民币（不含）以下的，采购办（教学主楼E0907室）负责办理外贸采购手续。

一、采购调研及技术协议签订

项目单位负责设备采购调研，确定供应商并与供应商（包括生产厂商或其授权代理商）签订技术协议。采购调研包括：产品技术参数及价格、校内外其他用户购买价格及使用情况、供应商售后服务情况等，签订技术协议时项目单位应注意审核供应商的资质文件（营业执照、产品授权、签协议的授权等），保证技术协议合法有效。技术协议内容包括：设备名称、型号、数量、技术指标、设备配置清单、付款方式（一般要求100%L/C）、供货时间、地点、质量保证、保修及售后服务等内容。技术协议需用户（要求项目或经费负责人）和供货商（要求法定代表人或授权代表）签字确认；

(办事指南有技术协议模板/xajdcg/uploads/attached/file/20161020/20161020083810_241.doc)

二、添加预算

使用学科办下拨经费购置设备时，不需要添加预算，勾选已有预算添加采购申请（如系统里无对应的预算，请与学科办落实，联系电话：82665044）

其他经费购置设备时，项目单位负责落实采购计划、经费到位及设备归属情况。请登录采购信息管理系统（以下简称信息系统）添加并提交审核。预算信息须包括经费证明材料，一般包括财务处网站上查询打印的当天经费余额等材料，扫描成PDF格式上传系统。

进口货物汇率为学校规定汇率，略高于实时汇率，制定采购预算前请咨询外贸管理员。

三、添加采购申请

项目单位录入的采购预算通过采购办项目员审核后方能添加采购申请。

1. 项目单位在“采购管理信息系统”中添加采购申请、录入采购结果、扫描上传技术协议、生成并打印“西安交通大学进口采购工作表”，按要求签字盖章；

2、项目单位将工作表、技术协议、经费证明材料纸质版递交设备采购、招标管理中心（教学主楼E0907室），待签订“外贸合同”。

3.咨询电话：82664959、82668518、82668500转相应项目员分机

四、办理设备进口手续（教学主楼E0907室）：

1、采购与招标管理办公室委托外贸公司签订“外贸合同”；

2、项目单位接到通知后，到教学主楼E0907室领取“外贸合同”、“发票”和“付款通知书”。项目单位应仔细审核外贸合同内容及发票，审核无误后在规定期限内办理付款手续，并将付款情况及时上报采购与招标管理办公室外贸管理员。如发现合同和发票的问题，请及时与采购办外贸管理员联系；

3.项目单位应保存设备的外贸合同。

4、只有在学校建账的设备方能申请免税，能否免税最终以海关审批的结果为准，如不能免税，项目单位须做好税款准备。

项目单位接到办理减免税手续的通知后，填写“进口科教用品用途说明”并准备海关要求的其他说明文件，经审核后将纸质版递交设备采购、招标管理中心（教学主楼E0907室）。

项目单位须按照国家海关总署要求使用设备及管理免税设备。

5.咨询电话：82664959、82668500转803或806

五、设备到货、验收：

请注意，对于国家要求法检的货物，则需在陕西出入境检验检疫局的监督下开箱，或取得其授权！

1、零星采购外贸设备到货后，请项目单位务必在合同规定时间内配合外贸公司、外商一起开箱、验货并填写两份“西安交通大学进口仪器设备开箱记录”原件，一份递交到采购与招标管理办公室（教学主楼E0907室）外贸管理员处，另外一份直接交给供应商。请注意，对于国家要求法检的货物，则需在陕西出入境检验检疫局的监督下开箱，或取得其授权；

2、开箱后，如发现设备有问题请务必保持原状，不要随便处置，立即电话并书面通知设备采购、招标管理中心外贸管理员，以免超出索赔期（90天），影响索赔。

3、设备安装、调试运行正常，自验合格后，项目单位在“采购管理信息系统”中添加“零星进口仪器设备验收单”，递交到采购与招标管理办公室（教学主楼E0907室）外贸管理员处。

4.咨询电话：82664959、82668518、82668500转803或806

六、设备固定资产建账：

零星采购外贸设备验收合格后，项目单位联系实验室与资产管理处按规定办理固定资产登记建账手续。

固定资产建账联系电话：82668743

财务处报账咨询：82668126