西安交通大学

关于接待顺访外宾的规定

顺访外宾是指非我校邀请来华、而顺道来我校或来西安地区访问，委托我校负责西安地区接待的外宾，通常包括外国及港澳台团组和散客。以下简称“顺访外宾”。

1．主请单位（即外宾的邀请单位）事先应发正式文件抄送我校国际合作与交流处，时间较紧的，可先发传真或电话通知，经国际合作与交流处同意后，方可进行接待。重要的代表团组，经请示学校领导同意后，方可进行接待。

2．主请单位委托我校接待客人，必须有明确来访的目的、人数、来校起讫时间和要求，以便我校预先做好详细的接待计划。重要的外宾团组应注明是否需要我校领导出现会见座谈。

3．顺访外宾来我校的费用通常由主请单位负担在西安地区的费用（包括往返费用），主要有两种结算方式：1）由我校先行垫付，接待后转主请单位报销（通常用于上级主管部、委，如教育部等）；2）由客人自行负担，特殊情况可由接待单位负担。

4．由委托单位委托到我校各院系的顺访外宾，必须事先报国际合作与交流处备案。

5．认真做好接待工作，根据顺访外宾团组的规格，事先预定好宾馆、车辆及赴下一站的机、车票。接待过程中，认真遵守外事纪律，服务热情周到，让客人高兴而来，满意而归，树立起我校一流大学良好的形象。

6．填写“短期顺道访问外宾审批表”，详细填写国籍、人数、时间、来校原因及渠道、接待情况及结果、主要接待人员等内容。

7．申办程序：委托单位委托到我校各院系的顺访外宾，首先在国际合作与交流处国际交流办公室领取短期顺道访问外宾审批表（也可从国际合作与交流处网页首页资料下载中下载），并按要求填写。在学院主管院长签字后，交国际合作与交流处国际交流办公室。如需使用科研经费，须先由科研处审批后报国际合作与交流处国际交流办公室备案。